Privacyverklaring Spirit Support

06-11-2018

Uw privacy is voor Spirit Support van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij Spirit Support allemaal doen met informatie die we over u te weten komen.

Als u vragen hebt, of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met  info@spiritsupport.nl

Cookies

Onze website gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestanden die informatie kunnen opslaan op uw computer, telefoon of tablet. Met functionele cookies zorgen we er voor dat de website goed en functioneel werkt. Met tracking cookies kan ook het surfgedrag gemeten en vastgelegd worden. Onze website maakt gebruik van zowel functionele als tracking cookies.

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een cookiemelding met uitleg over de cookies. Hierbij zullen we vragen om uw akkoord voor het gebruik van deze cookies. In onze cookieverklaring laten wij zien welke cookies we met welk doel gebruiken. Het is mogelijk om een afzonderlijke toestemming per cookie-categorie door te geven, maak hiervoor gebruik van de betreffende check-box.

Met andere bedrijven die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van de cookies. Toch hebben wij geen volledige controle op wat zij zelf met de cookies doen. Lees dus ook hun privacyverklaringen.

Wilt u deze cookies niet meer ontvangen op onze website? Wijzig dan uw cookie-voorkeur bij onze cookieverklaring.

Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben het "Data Processing Amendment" van Google getekend. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren, hierdoor slaan wij geen persoonsgegevens van u op. U geeft toestemming voor de analytische cookies via onze cookiemelding.

Contactformulier (e-mail), vacature zoekservice en nieuwsbrief

Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen.

Hiervoor gebruiken wij uw naw-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Deze hebben wij nodig om contact met u op te nemen. Wij bewaren deze informatie naargelang de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. Door middel van onze vacature zoekservice kunt u op de hoogte gehouden worden van nieuwe vacatures op basis van uw filters. U kunt uzelf hiervoor aanmelden. Hiervoor gebruiken wij uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. Wij bewaren deze gegevens totdat u zich uitschrijft.

U kunt zich abonneren op onze nieuwsbrief. Hierin leest u nieuwtjes, tips en informatie over onze diensten. Dit abonnement kunt u op ieder moment opzeggen. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Uw e-mailadres wordt alleen met uw toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement opzegt. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met mailchimp gesloten. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Mailchimp niet toegestaan de verkregen informatie te gebruiken voor andere Mailchimp diensten en activiteiten.

Wordt u “klant”

Wanneer u bij ons klant wordt, gebruiken wij uw persoonsgegevens om u goed van dienst te kunnen zijn. Onder klant wordt verstaan; werkzoekenden en werkgevers.

Hierbij delen we de categorie “werkzoekenden” op in drie categorieën; “Ingeschreven uitzendkracht”, “werkzame uitzendkracht” en “niet meer werkzame uitzendkracht”. Op elke categorie zijn specifieke regels van gegevensverwerking van toepassing.

Werkzoekenden

Ingeschreven uitzendkracht:

Bij het inschrijven registreren wij alleen de gegevens die nodig zijn voor de arbeidsbemiddeling. Denk hierbij aan: naam, adres, contactgegevens en de relevante werkervaring en opleiding ten behoeve van de bemiddeling.

Wij bewaren deze gegevens zolang u, als ingeschreven uitzendkracht, bemiddeld wilt worden naar werk door ons. Indien noodzakelijk en legitiem kunnen gegevens langer bewaard worden. Bij een concrete klacht of claim mogen wij relevante gegevens bewaren als dat noodzakelijk is voor de afhandeling van de klacht/ claim of tot het moment dat de klacht/claim verjaard is.

Werkzame uitzendkracht:

Voor deze categorie worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd: naam, adres, contactgegevens, de relevante werkervaring en opleiding, kopie ID-document, BSN, ziekteverzuim- en gezondheidsgegevens, betalingsgegevens en eventuele gegevens over loonbeslag.

Kopie ID-document:

Wij maken een kopie van uw ID-document om uw identiteit en nationaliteit vast te stellen. Daarnaast hebben wij een wettelijke plicht (grondslag) om een kopie te bewaren voor de loonadministratie.

BSN:

Wij verwerken uw BSN als u, als uitzendkracht, geplaatst wordt bij een bedrijf. Wij verwerken uw BSN voor:

• het uitvoeren van de (inhoudingen) loonbelasting en de salaris- en pensioenadministratie (inclusief loonaangifte bij de Belastingdienst).

• het vaststellen van uw identiteit

• wanneer wij als uitzendonderneming eigenrisicodrager zijn volgens de Ziektewet

• gegevensverstrekking aan UWV in verband met ziekte en re-integratie

• verstrekking aan de bedrijfsarts in het kader van re-integratie

• ten behoeve van een aanvraag over vermelding in het doelgroepregister van UWV

Wij verstrekken het BSN alleen aan een opdrachtgever wanneer er wordt voldaan aan de disculpatieregeling.

Ziekteverzuim- en gezondheidsgegevens:

Wij mogen de volgende gegevens noteren in het geval van ziekmelding:

• het telefoonnummer en (verpleeg)adres (zolang de ziekte daaruit niet herleidbaar is)

• de vermoedelijke duur van het verzuim

• lopende afspraken en werkzaamheden

• wanneer u valt onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet. Dit doen wij pas na twee maanden dienstverband. Wij vragen niet onder welke vangnetbepaling u valt

• wanneer de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval

• wanneer er sprake is van een verkeersongeval met verhaalsmogelijkheid

Verwerking gegevens loonbeslag:

Wij verwerken alleen gegevens indien er loopbeslag is gelegd. Als het loonbeslag wordt opgeheven, zullen wij deze gegeven niet meer bewaren. Wij verwerken deze gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de salarisadministratie en uitvoer van het loonbeslag.

Niet meer werkzame uitzendkracht:

Persoonsgegevens van uitzendkrachten die eerder gewerkt hebben, zullen in beginsel 2 jaar (na de laatste dag van werken) bewaard worden. Op bepaalde gegevens hebben wij echter te maken met een wettelijke minimum bewaartermijn.

Relevante wettelijke minimumtermijnen zijn van toepassing op:

Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52 (fiscale bewaarplicht): Voor de administratie die noodzakelijk is voor de controle op de rijks- belasting en vennootschappelijke administratieplicht (bijvoorbeeld: salarisadministratie, uitzendovereenkomst en voor zover noodzakelijk pensioenverplichtingen) geldt een bewaartermijn van zeven jaar.

Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 (ID-bewijzen en loonheffingskortingen): ID-bewijzen en loonheffingskortingen worden ten minste vijf jaar bewaard na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd.

Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 (gegevens werknemer): De inhoudingsplichtige bewaart de bedoelde gegevens ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. Deze gegevens betreffen: naam met voorletters, geboortedatum, BSN, adres met postcode, woonplaats en als iemand niet in Nederland woont: woonland en regio. BW boek 2, artikel 10 (Administratie vermogenstoestand o.a. jaarstukken) zeven jaar.

Werkgevers

Wanneer u vacatures via ons wilt uitzetten, kunt u hiervoor onder andere een aanvraag op onze website indienen. We slaan hiervoor de volgende persoonsgegevens op: naw-gegevens, bedrijfsnaam, geslacht (voor de aanhef; meneer of mevrouw), e-mail adres, uw functie en het factuuradres. Daarnaast kunt u op onze website gebruikmaken van het portaal waarop u uw lopende aanvragen kunt volgen, urendeclaraties kunt raadplegen ten behoeve van de factuurcontrole en facturen downloaden.

Uw account

Als werkzame uitzendkracht of als werkgever kunt u inloggen op onze website. Door middel van een account komt u in een afgeschermd gedeelte van de website waar u loonstroken, urendeclaraties en jaaropgaven kunt downloaden of opgeven. Als werkgever kunt u facturen downloaden, lopende aanvragen volgen en urendeclaraties accorderen / raadplegen ten behoeve van de factuurcontrole.

Hiervoor gebruiken wij uw inlognaam en contactgegevens. Wij bewaren deze gegevens zolang u, als werkzame uitzendkracht, werkzaam bent en 7 jaar daarna. Indien noodzakelijk en legitiem kunnen gegevens langer bewaard worden [zie artikel werkzame uitzendkracht en niet meer werkzame uitzendkracht]. Bij een concrete klacht of claim mogen wij relevante gegevens bewaren als dat noodzakelijk is voor de afhandeling van de klacht/ claim of tot het moment dat de klacht/claim verjaard is.

Promotie

Het kan voorkomen dat wij u uitingen sturen over relevante ontwikkelingen, nieuwe diensten of vacatures. Als wij dit doen, dan zal dit voornamelijk per e-mail, via social media en soms via de post of per telefoon gaan.

U kunt op ieder moment bezwaar maken tegen deze promotie. In elke brief staat hoe dat moet. Elke e-mail bevat een afmeld-link. U kunt ons blokkeren of de afmeld-optie gebruiken. U kunt dit tevens aangeven als u gebeld wordt.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen

Wij geven uw persoonsgegevens niet aan andere bedrijven, instellingen of instanties, tenzij dat nodig is voor de dienst die u bij ons afneemt of als de wet zegt dat dat moet. Een voorbeeld is dat we bij een vermoeden van fraude aangifte mogen doen bij de politie.

Wij werken met bepaalde bedrijven samen. Deze partners kunnen dus uw persoonsgegevens krijgen. Zij zorgen ervoor dat advertenties zo veel mogelijk interessante of leuke aanbiedingen bevatten [bijvoorbeeld: Indeed.nl]. Dit is nodig om onze diensten te kunnen leveren [bijvoorbeeld: onze website bouwer en Easyflex].

Sommige partners zijn gevestigd buiten de Europese Unie. Wij hebben strikte afspraken met hen en zij moeten de Europese privacywet naleven [bijvoorbeeld Mailchimp en Google Analytics]. Wij vragen dan altijd eerst uw toestemming voordat zij uw gegevens krijgen.

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer uw persoonsgegevens invoert

• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord

• Wij nemen fysieke maatregelen zoals sloten en kluizen voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opslagen zijn

• De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een apart, afgeschermd systeem

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze dienst of bedrijfsvoering wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens onderaan de pagina.

U heeft de volgende rechten:

• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen

• inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben

• het laten corrigeren van fouten

• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens

• intrekken van toestemming

• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Spirit Support

Stationsweg 6

4054 HB Echteld

info@spiritsupport.nl

0344-627411